我們生活在前所未有的互聯時代，Microsoft Teams等工具將人們聚集在一起進行交流和協作。在最近三年的這些特殊時期，我們中的許多人都在遠程或在家工作。搜維科技作為Microsoft 365 服務商，有著遠程工作的傳統習慣 ，這里有一些提示和技巧，在使用 Microsoft Teams時，幫助我們保持生產力。
讓合適的人參加合適的會議，并有明確的目標，是完成工作的最有效方式。Teams 是一種工具，可讓高績效團隊更加高效的工作。
您可以使用會議描述來詳細說明會議的議程或會議背景，同時您可以使用 Teams 中的聊天功能與您的同事共享提醒或共享文檔，以便在會議之前或期間進行審閱。
1、記錄您的會議
在 Teams 中錄制會議可讓你捕獲音頻、視頻和屏幕共享活動。要開始錄制，請轉到會議中的會議控制工具欄，然后選擇 更多選項-開始錄制。您還可以使用更多選項省略號來停止錄制。視頻錄制將被處理并保存到 Microsoft Stream，以便您在整個組織中安全地查看和共享。
2、使用視頻會議
盡管打開相機可能會讓人有點不舒服，但在會議中使用視頻，會讓您和其他人有更多的參與感，這也是除了親自會見之外，另一種好的交流方式。
為了獲得出色的視頻體驗，準備一個品質良好的攝像頭非常重要。額外提示：嘗試設置一個專門的辦公空間，并確保有適當的照明。
3、視頻會議中的背景模糊
由于背景凌亂，有些人使用視頻時可能會猶豫。解決辦法很簡單——使用模糊！你可以將 Teams 設置為在加入會議之前打開背景模糊。
4、設置云存儲并開啟自動保存
您還可以自動將文件夾備份到 OneDrive，這樣即使您在 PC 上丟失了這些文件夾，它們也會受到保護。
在任務欄的右側，選擇 OneDrive-更多-設置。在自動保存選項卡上，選擇更新文件夾，指定要自動同步的文件夾。
5、團隊中的文件
當您的團隊一起工作時，有時需要一起共享和協作處理文件。Teams 允許您以開箱即用的功能協作、共同創作和管理文件。您還可以通過內置聊天框與您正在處理的文檔中的團隊成員聊天。
提示：在頻道中，您可以為重要文件、網站或儀表板創建選項卡，使團隊中的每個人都可以使用這些內容。
您還可以簽出/簽入文檔以限制其他人在您進行更改時訪問該文件。單擊特定文檔的省略號-更多-簽出。進行更改后，只需按照相同的步驟操作，然后將您的修訂簽入文檔。
6、在應用程序中使用共同創作和協作功能
例如，要使用共同創作功能，您可以處理共享的 Word 文檔。您可以在Office 365中的 Teams 中共享（只需輸入要與之共享的人員的電子郵件地址）、編輯和共同創作文檔、演示文稿或工作簿。您可以在文檔的右上角看到正在編輯文檔的每個人及其圖標圖片和聯系方式。您還可以選擇處理同一文檔的人的圖像并進行私人聊天。此外，您還可以在協作時看到彼此的光標并實時查看編輯。
7、在 Teams 中使用快捷方式
有一些鍵盤快捷鍵可以讓 Teams 更易于訪問。您可以按Ctrl +，而不是使用鼠標。在 Teams 應用中顯示快捷方式。一些常見的快捷方式包括：
Ctrl + ,顯示設置。
Ctrl + 4打開日歷
Ctrl + 6打開文件
Ctrl + N開始新的聊天
8、在團隊中使用自定義選項卡
Microsoft Teams 的一大優點是與您已經使用的工具連接起來非常容易。這可能是 Word、Excel、Power BI或許多其他應用程序。Teams 還允許您通過在 Teams 環境中添加選項卡來與第三方應用程序進行交互。您可以為單個用戶添加靜態選項卡或添加可用于特定團隊頻道的可配置選項卡。
9、電子郵件或團隊
區分何時使用Teams，何時使用電子郵件非常重要。如果您想分享長而詳細的內容，電子郵件非常有用。但Teams 能夠促進討論和快速響應。
雖然電子郵件對任何企業都至關重要，但您的收件箱可能會影響您的注意力！電子郵件旨在按時間順序通過電子郵件列表通過您的收件箱，需要您在每封電子郵件/項目之間切換焦點，并且您經常忘記以前的對話和討論。
Teams 不會減少您的工作量，但它可以作為幫助您管理工作量的工具。例如，您可以將項目劃分為多個渠道，以減少在每個機會之間切換焦點的需要。您還可以使用聊天、文件、任務和會議功能來確保您始終關注相關對話、文檔共享，并將所有必需的詳細信息集中在一個地方，而不必在應用程序之間跳轉。
在搜維科技，我們還嘗試通過 Teams 共享文檔，而不是通過電子郵件發送它們并應對多個版本。在 Teams 中，您可以協同工作并查看帶有審計跟蹤的實時編輯。
10、來賓訪問團隊
有時您需要將組織外部的人員包括在團隊中才能完成工作。Microsoft 允許外部用戶或可能沒有 Microsoft 365 的用戶進行訪客訪問。擁有企業電子郵件帳戶的任何人都可以加入 Teams 上的對話，并且在獲得許可的情況下，可以查看/編輯文件、成為頻道的一部分，以及加入會議。
11、管理通知提醒
通知提醒可確保您了解團隊和頻道中發生的最新情況。您可以在兩個主要區域管理通知。
首先，您可以在 Teams 的右上角選擇您的圖片-選項-通知?；蛘吣梢栽陬l道級別控制通知。選擇更多選項-頻道旁邊的頻道通知。
您還可以創建功能強大的通知，這些通知可以在 Teams 中進行過濾，以便在需要時可用，根據需要接收更新。您可以自定義通知，使其適合您的工作方式。
在搜維科技，Teams 中的 @功能是我們可以快速聯絡到某人的眾多方法之一。
12、個性化團隊
員工喜歡使用個性化的工具和應用程序來完成工作。您可以通過多種方式來個性化Teams， 以幫助您工作。
固定應用程序—— 如果單擊 Teams 左側工具欄上的省略號，您將看到一些常用的應用程序。右鍵單擊應用程序，您可以將此應用程序固定在工具欄上。
隱藏/收藏團隊——有時您可能會參與太多團隊，并且可能會迷失在眾多頻道列表中。Teams 具有“隱藏”您不活躍的團隊，和“顯示”更相關的團隊的功能。只需單擊特定團隊的省略號并選擇隱藏。您也可以通過選擇“顯示”的方式，讓團隊恢復活力。
13、命令
速度推動效率，這是我們不斷變化的現代工作場所的重要組成部分。您可以從搜索欄中使用兩個命令。您可以使用 @ 或 / 來提示命令。只需在搜索欄中輸入 / 即可獲取更多命令。例如，您可以使用命令將您的狀態設置為“請勿打擾”或“可用”。
一些常見的斜杠命令包括：
/files – 訪問您在 Teams 上與您共享的最新文件
/call – 幫助您與某人通話
/help – 通過 T-bot 提供幫助
/whatsnew – 幫助您及時了解任何新功能，并提供一些有關 Teams 的培訓指南
您還可以使用 Bot 來幫助您使用自然語言執行輕量級任務。例如，您可以使用 /who 機器人，它可以通過簡單的輸入 /who: 知道（您的主題或問題）來幫助您找到專家。
14、團隊內的分析
除了可以通過報告和分析工具與Teams 進行集成之外，它還提供數據使用報告，讓您深入了解采用率和用戶活動。這些報告可供 Office 365 全局管理員在Analytics 和 Reports下使用。這些報告可以以多種方式使用。最佳做法是在實施 Teams 期間參考這些報告，以了解用戶的響應方式以及他們最常訪問的功能。
15、好玩的東西
在 Teams 中，您可以使用 GIF、貼紙和表情符號。文字可能是一種枯燥的交流方式，因此請添加一些情感并使用 GIF 或貼紙來增加一點！
16、更新您的狀態
更改您的狀態以確保每個人都知道您何時有空、忙碌或離開辦公桌。
17、書簽內容
有時您很匆忙，想確保不會丟失您正在從事的項目的具體細節。您可以使用書簽來保存特定的內容，包括消息或附件。這減少了您花費在搜索數據上的時間。您還可以使用 Teams 搜索和篩選功能來查找內容。
18、下載 Teams 應用程序（在移動設備上）
有一個 Teams 移動應用程序可幫助您隨時隨地進行連接和協作。該應用程序可用并與 iOS 和 Android 兼容。您可以隨時隨地訪問您的文件、頻道、團隊以及聊天、加入會議和協作！
Microsoft Teams 中有許多功能可幫助你掌握日常任務以及與團隊成員保持聯系。如果您有興趣了解有關如何將 Teams 用于您的業務的更多信息，請與搜維科技聯系，作為Microsoft 365 服務商，我們很樂意為您提供幫助！
